Polityka prywatności

Dbamy o poufność danych naszych klientów tak samo, jak o poprawność ich rozliczeń. Niniejsza polityka wyjaśnia, jakie dane zbieramy, w jakim celu, jak je chronimy i jakie prawa Ci przysługują. Dotyczy ona strony internetowej sprawdzam.nl oraz wszystkich usług świadczonych przez sprawdzam.nl.

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest sprawdzam.nl, numer KvK: 97158763, e-mail: info@sprawdzam.nl, telefon: +31 68 21 68 945 (dalej: „Administrator”, „my”).

Dane przetwarzamy zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO / GDPR / AVG), holenderską ustawą wykonawczą Uitvoeringswet AVG (UAVG) oraz innymi obowiązującymi przepisami, w tym przepisami podatkowymi i Wwft.

2. Jakie dane przetwarzamy

W zależności od zakresu usługi możemy przetwarzać:

• dane identyfikacyjne i kontaktowe: imię i nazwisko, adres, data urodzenia, numer telefonu, adres e-mail,
• numer BSN – wyłącznie gdy jest to niezbędne do kontaktu z Belastingdienst, Dienst Toeslagen lub innym urzędem w Twoim imieniu,
• dane podatkowe i finansowe: dochody, jaaropgaaf, decyzje podatkowe, dane o toeslagen, hipotece, odprawie lub VSO, numery rachunków bankowych do zwrotu podatku,
• dane partnera fiskalnego i dzieci – jeśli mają wpływ na rozliczenie,
• dane dotyczące działalności gospodarczej (ZZP): numer KvK, numer BTW, faktury, koszty, dokumentacja księgowa,
• dokument tożsamości – gdy wymaga tego ustawa Wwft (weryfikacja klienta),
• treść korespondencji (e-mail, WhatsApp, czat, formularz),
• dane techniczne strony: adres IP, typ przeglądarki, statystyki odwiedzin (w zakresie opisanym w punkcie 10).

Dane szczególnej kategorii (np. dane o zdrowiu przy odliczeniu kosztów leczenia – specifieke zorgkosten) przetwarzamy wyłącznie wtedy, gdy sam je przekażesz w celu uwzględnienia w rozliczeniu, i tylko w niezbędnym zakresie.

3. Skąd mamy Twoje dane

Przede wszystkim od Ciebie. Po udzieleniu nam pełnomocnictwa (machtiging DigiD) pobieramy również dane bezpośrednio z Belastingdienst lub Dienst Toeslagen – wyłącznie w zakresie objętym pełnomocnictwem i potrzebnym do wykonania usługi. Pełnomocnictwo możesz w każdej chwili wycofać w swoim koncie DigiD. Nigdy nie prosimy o Twoje hasło DigiD.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Cel	Podstawa prawna (RODO)
Przygotowanie i złożenie zeznań podatkowych, wniosków o toeslagen, sprzeciwów, usługi księgowe i doradcze	Wykonanie umowy – art. 6 ust. 1 lit. b
Odpowiedź na zapytanie i przygotowanie wyceny	Działania przed zawarciem umowy – art. 6 ust. 1 lit. b
Przesłanie wyniku Testu ZZP i kontakt w tej sprawie (na Twoją prośbę)	Działania przed zawarciem umowy na żądanie osoby – art. 6 ust. 1 lit. b
Fakturowanie, księgowość, przechowywanie dokumentacji, weryfikacja klienta (Wwft)	Obowiązek prawny – art. 6 ust. 1 lit. c
Przetwarzanie numeru BSN	Obowiązek prawny / przepisy szczególne (Wet algemene bepalingen BSN, przepisy podatkowe)
Dane o zdrowiu w rozliczeniu	Twoja wyraźna zgoda – art. 9 ust. 2 lit. a
Bezpieczeństwo strony, statystyki, obrona przed roszczeniami, kontrola jakości	Prawnie uzasadniony interes – art. 6 ust. 1 lit. f
Cookies niebędące niezbędnymi, informacje marketingowe (w tym porady wysyłane po Teście ZZP)	Zgoda – art. 6 ust. 1 lit. a

5. Odbiorcy danych

Dane udostępniamy wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykonania usługi lub gdy wymaga tego prawo:

• organom publicznym: Belastingdienst, Dienst Toeslagen, UWV, KvK, polskiej administracji skarbowej – gdy działamy w Twoim imieniu lub wymaga tego prawo,
• podmiotom przetwarzającym na nasze zlecenie (z którymi zawieramy umowy powierzenia – verwerkersovereenkomst): dostawcy oprogramowania księgowego (np. Moneybird), hostingu i strony (WordPress.com / Automattic), poczty i formularzy (np. Google), komunikatorów i czatu na stronie, narzędzi IT i przechowywania danych,
• doradcom zewnętrznym (np. prawnikom, doradcom hipotecznym) – wyłącznie za Twoją wiedzą i gdy jest to potrzebne w Twojej sprawie.

Nie sprzedajemy danych osobowych i nie udostępniamy ich podmiotom trzecim w celach marketingowych.

6. Narzędzia AI

Przy analizie dokumentów i przygotowaniu wyliczeń możemy korzystać z narzędzi opartych na sztucznej inteligencji (w tym asystenta AI-HIRO). Zasady:

• korzystamy wyłącznie z dostawców, którzy zobowiązują się nie wykorzystywać danych klientów do trenowania modeli i zapewniają ochronę zgodną z RODO,
• tam, gdzie to możliwe, dane są anonimizowane lub pseudonimizowane przed analizą,
• każdy wynik jest weryfikowany przez człowieka – nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu w rozumieniu art. 22 RODO.

7. Przekazywanie danych poza EOG

Niektórzy dostawcy (np. Google, Automattic, Meta/WhatsApp) mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Odbywa się to wyłącznie przy zapewnieniu odpowiednich zabezpieczeń: na podstawie decyzji Komisji Europejskiej (EU-US Data Privacy Framework) lub standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję.

8. Okres przechowywania

Rodzaj danych	Okres
Dokumentacja podatkowa i księgowa, faktury	7 lat (ustawowy obowiązek przechowywania w Holandii)
Dane z weryfikacji klienta (Wwft)	5 lat od zakończenia współpracy
Korespondencja dotycząca zleconych spraw	do 7 lat – na potrzeby ewentualnych kontroli i obrony roszczeń
Zapytania, które nie zakończyły się zleceniem	maksymalnie 12 miesięcy
Dane przetwarzane na podstawie zgody	do czasu jej cofnięcia

Po upływie tych okresów dane są trwale usuwane lub anonimizowane.

9. Bezpieczeństwo i poufność

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, w szczególności: szyfrowane połączenia (SSL), uwierzytelnianie dwuskładnikowe do systemów z danymi klientów, ograniczenie dostępu wyłącznie do osób, które go potrzebują, regularne kopie zapasowe oraz zobowiązanie do zachowania tajemnicy przez wszystkie osoby mające dostęp do danych.

W razie naruszenia ochrony danych, które może stanowić ryzyko dla Twoich praw, zgłosimy je do Autoriteit Persoonsgegevens w ciągu 72 godzin od jego wykrycia, a jeśli ryzyko będzie wysokie, niezwłocznie poinformujemy również Ciebie.

10. Strona internetowa, formularze, czat i cookies

• Formularze (na stronie i Google Forms): dane wykorzystujemy wyłącznie do odpowiedzi na zapytanie i przygotowania wyceny.
• Test ZZP (sprawdzam.nl/test-zzp/): odpowiedzi na pytania są liczone w Twojej przeglądarce i nie są nigdzie zapisywane, dopóki sam nie wyślesz formularza z prośbą o raport. Po jego wysłaniu przetwarzamy: imię, adres e-mail, numer telefonu (jeśli go podasz), wynik testu, odpowiedzi na pytania o Twoją firmę oraz informację o udzielonych zgodach (z datą i wersją klauzuli). Dane wykorzystujemy do przesłania wyniku i kontaktu w tej sprawie. Przechowujemy je w firmowym Google Workspace (Google Sheets, Gmail) na podstawie umowy powierzenia z Google i automatycznie usuwamy po 12 miesiącach, chyba że rozpoczniemy współpracę. Porady i informacje o usługach wysyłamy tylko wtedy, gdy zaznaczysz osobną, dobrowolną zgodę, którą możesz cofnąć w każdej chwili. Wynik testu ma charakter orientacyjny i nie jest decyzją w rozumieniu art. 22 RODO.
• WhatsApp i czat na stronie: rozmowy są obsługiwane przez zewnętrznych dostawców (np. Meta/WhatsApp, dostawcę czatu na żywo), którzy przetwarzają dane według własnych polityk prywatności.
• Statystyki: zbieramy zanonimizowane dane o odwiedzinach, aby ulepszać stronę.
• Cookies: stosujemy pliki niezbędne do działania strony oraz, wyłącznie po wyrażeniu zgody, cookies statystyczne i marketingowe. Zgodę możesz w każdej chwili zmienić lub cofnąć w banerze cookies lub w ustawieniach przeglądarki.
• Linki zewnętrzne (Facebook, WhatsApp, strony urzędów) prowadzą do serwisów, za których zasady prywatności nie odpowiadamy.

11. Twoje obowiązki i bezpieczne przekazywanie danych

• Przekazując nam dane, potwierdzasz, że są prawdziwe, aktualne i kompletne. Rozliczenia przygotowujemy na podstawie dostarczonych informacji i nie odpowiadamy za skutki przekazania danych błędnych lub niepełnych.
• Przekazując dane innych osób (np. partnera fiskalnego, dzieci), potwierdzasz, że masz do tego prawo i poinformowałeś je o tej polityce.
• Nie wpisuj numeru BSN, haseł ani skanów dokumentów w formularzu kontaktowym ani w czacie na stronie. Dokumenty przekazuj kanałem, który wskażemy po rozpoczęciu współpracy.
• Nigdy nie prosimy o hasło DigiD ani dane logowania do bankowości. Jeśli ktoś podszywa się pod nas z taką prośbą, zgłoś to na info@sprawdzam.nl.

12. Twoje prawa

Masz prawo do:

• dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii,
• sprostowania danych,
• usunięcia danych – jeżeli nie ciąży na nas prawny obowiązek ich przechowywania,
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych,
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej cofnięciem).

Wniosek wyślij na info@sprawdzam.nl. Odpowiemy w ciągu miesiąca. W celu ochrony Twoich danych możemy poprosić o potwierdzenie tożsamości przed realizacją wniosku.

13. Skargi

Jeśli uważasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem, prosimy najpierw o kontakt z nami – postaramy się szybko wyjaśnić sprawę. Masz też prawo złożyć skargę do holenderskiego organu nadzorczego Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl) lub do organu nadzorczego w kraju Twojego zamieszkania.

14. Osoby niepełnoletnie

Nasze usługi są skierowane do osób pełnoletnich. Dane dzieci przetwarzamy wyłącznie w zakresie przekazanym przez rodzica lub opiekuna i niezbędnym do rozliczenia (np. kindgebonden budget).

15. Zmiany polityki

Możemy aktualizować tę politykę, np. w związku ze zmianą przepisów lub nowymi narzędziami. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie. O istotnych zmianach poinformujemy aktualnych klientów.

16. Kontakt

W sprawach dotyczących danych osobowych:
E-mail: info@sprawdzam.nl
Telefon: +31 68 21 68 945

Data ostatniej aktualizacji: 8 listopada 2026